Resume Menejemen Umum

 RESUME MANAJEMEN UMUM

Manajemen diperlukan untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, mencapai efisiensi dan efektivitas.

·         Efisiensi adalah melakukan sesuatu dengan benar atau tepat waktu.

·         Efektif adalah kemepuan untuk memilih sesuatu dengan tepat.

Dikatakan efisien jika dapat mengerjakan sesuatu sebelum waktu yang ditentukan.

Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

Menurut Luther Gulick manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.

·         Manajemen sebagai seni yaitu seni didalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

·         Manajemen sebagai Profesi

Ada 3 kriteria menurut Edgar H.S yaitu:

1.    Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum

2.    Para profesional mendapatkan status karena mencapai standar prestasi kerja

3.    Para profesional ditentukan oleh kode etik, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya

PENGERTIAN DASAR MANAJEMEN

Manajemen adalah suatu proses mengelola mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota-anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran (tujuan-tujuan) yang telah ditetapkan (Stoner & Wankel)

Manajemen adalah proses tertentu yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan (Terry, GR)

PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen dalam bahasa inggris “to manage”artinya mengurus, membimbing dan mengawasi. “Management is Getting Everythings Well Done Through Other People” mencapai sesuatu (tujuan) yang dilakukan melalui upaya orang lain.

Jadi kesimpulannya:  Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia. Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan.

Keberhasilan Organisasi:

·         Mampu tidaknya manajer  menjalankan fungsi manajemennya

·         Tersedianya tenaga operasional yg trampil sesuai dengan bidangnya

·         Tersedianya anggaran yg memadai

·         Tersedianya sarana & prasarana kerja

·         Adanya mekanisme kerja yg sesuai

·         Iklim kerja yg positif

Karakteristik organisasi:

·         Struktur

·         Orang

·         Tujuan

5 Sumber daya organisasi:

1.    Man

2.    Machine

3.    Material

4.    Metode

5.    Money

Proses manajemen merupakan cara sistematis untuk melakukan pekerjaan yang  terdiri dari :

Menurut James A.S Stoner:                           Menurut George R. Terry

P = PLANNING                                              P = PLANNING

O = ORGANIZING                                         O = ORGANIZING

L = LEADING                                                 A = ACTUATING

C = CONTROLING                                        C = CONTROLING

Arti manajemen : proses perencanaan, pengorganisasian, pengarah, pengawasan.

1.    Planning : tujuan, membangun strategi dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan seluruh kegiatan.

2.    Organizing : menentukan apa tugas-tugas yang harus dilakukan, siapa yang melakukannya, bagaimana tugas-tugas harus dikelompokkan, siapa melaporkan kepada siapa, dan dimana keputusan harus dibuat.

3.    Actuating : memotivasi karyawan, mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah tim yang baik.

4.    Controling : proses pemantauan kinerja, membandingkannya dengan tujuan dan mengoreksi setiap penyimpangan yang terjadi secara signifikan.

Ada 2 tipe pekerja

1.    Operatives : orang yang bekerja langsung pada pekerjaan / tugas dan tidak memilki tanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan orang lain.

2.    Managers : individu dalam sebuah organisasi yang mengarahkan kegiatan orang lain.

Manajer menurut Stoner didefinisikan sebagai orang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya.

Tingkatan Manajer.

Top Management

Middle Management

First Line Management

Klasifikasi aktivitas manajemen

1.    Manajer Fungsional : ditempatkan berdasarkan fungsinya masing-masing misal, fungsi HRD, keuangan, produksi.

2.    Manajer umum : pekerjaan yang administratif.

Fungsi Manajemen

1.    Fungsi administratif (struktur prosedure)

2.    Fungsi operatif (cara kerja siste, pendekatan-pendekatan)

Kegiatan memotivasi, supervisi dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil yang efektif.

Fungsi Manajemen bagi manajer

1.    Manajer puncak : manajemen administratif (penentuan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, personalia dan pengawasan)

2.    Manajer menengah

3.    Manajer Lini pertama

Skill dari manager (Henry Fayolldan Katz)

1.    Technical skill : kemampuan menggunakan peralatan/prosedur/teknik khusus

2.    Interpersonal/human skills : kemampuan memahami, dan memotivasi individu/kelompok

3.    Conceptual skills : kemampuan untuk melakukan PAOC

Peran Manager menurut Henry Mintzberg:

1.    Peran antar pribadi

·         Tokoh

·         Pemimpin

·         Penghubung

2.    Peran keputusan

·         Wirausaha

·         Pengatur gangguan

·         Alokator sumber daya

·         Perunding

3.    Peran informasional

·         Pemantau

·         Penyebar

·         Juru bicara

Tantangan Manajemen:

·         Persaingan dan Perekonomian Global

·         Perlunya memiliki visi

·         Etika dan Tanggung Jawab Sosial =>  membangun kepercayaan

·         Perubahan Informasi & Teknologi =>virtual?

·         Nilai-nilai dalam Bekerja & Hak-hak Individual =>minoritas

LINGKUNGAN ORGANISASI

Lingkungan organisasi internal (secara langsung) dan eksternal (secara tidak langsung) .

Lingkungan Organisasi  menurut Stoner adalah individu atau kelompok yang secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi atau mempengaruhi cara sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya,

Lingkungan eksternal ada dua :

1.    Lingkungan Eksternal mikro : lingkungan yang secara langsung dipengaruhi atau mempengaruhi organisasi.

·         Lingkungan Eksternal mikro :

1.    PESAING ( Competitors).

2.    PELANGGAN ( Customers).

3.    PASAR TENAGA KERJA ( Labor supply).

4.    LEMBAGA-LEMBAGA KEUANGAN.

5.    PARA PENYEDIA (Suppliers).

6.    PERWAKILAN-PERWAKILAN PEMERINTAH.

2.    Lingkungan eksternal makro : lingkungan yang secara tidak langsung dipengaruhi atau mempengaruhi orgnisasi.

·         Lingkungan eksternal makro

1.    TEKNOLOGI.

2.    EKONOMI.

3.    POLITIK – HUKUM.

4.    SOSIOKULTURAL.

Lingkungan internal : “Variabel-variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada di dalam organisasi tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak yaitu :

Ø Struktur : Cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang, dan arus kerja.

Ø Budaya : Sekumpulan keyakinan, harapan dan nilai yang dipelajari dan dibagikan oleh anggota-anggota organisasi dan disampaikan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

Ø Sumber daya : Aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi. meliputi : karyawan, fasilitas organisasi, dll

Ø Pemegang Saham : Individu/organisasi yang ikut serta memiliki satu atau lebih saham perusahaan.

Fungsi penting budaya bagi organisasi:

Ø  Memberikan nuansa identitas bagi karyawan.

Ø   Membantu menimbulkan komitmen karyawan terhadap sesuatu yang lebih besar daripada diri mereka sendiri.

Ø  Menambah stabilitas perusahaan sebagai suatu sistem sosial.

Ø  Kerangka referensi bagi karyawan agar digunakan untuk menerima berbagai kegiatan organisasional dan juga sebagai pedoman bagi perilaku yg tepat.

Ketidakpastian Lingkungan

v Lingkungan dinamis

Jika komponen dalam lingkungan organisasi sering berubah.

Contoh: industri rekaman

v Lingkungan Stabil

Jika komponen dalam lingkungan organisasi berubah tapi minimum.

        Contoh: Zippo (Korek Api)

Mengelola Hubungan

v Stakeholder adalah semua unsur dalam lingkungan yang dipengaruhi oleh keputusan dan kebijakan organisasi dan yang dapat mempengaruhi organisasi.

Bagaimana mengelola hubungan?

1.    Mengenali stakeholder organisasi.

2.    Menentukan kepentingan atau perhatian terhadap stakeholder.

3.    Seberapa menentukan stakeholder bagi keberhasilan organisasi.

4.    Menentukan pendekatan khusus pada para stakeholder.

PLANNING

Tujuan organisasi adalah suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dan akan direalisasikan oleh organisasi.

Tujuan organisasi berfungsi sebagai :

1.   PEDOMAN BAGI KEGIATAN

Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak dilakukan.

2.    SUMBER LEGITIMASI

Merupakan sumber legitimasi bagi perusahan merlalui pembenaran kegiatan-kegiatannya dan mendapatkan dukungan dari lingkungannya..

3.    STANDAR PELAKSANAAN

Apabila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan organisasi.

4.    SUMBER MOTIVASI

Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.

5. DASAR RASIONAL PENGORGANISASIAN.

Dinyatakan secara sederhana.

Penetapan Tujuan yang baik :

ü  Spesifik : jelas apa yang ingin dicapai

ü  Realistis : Bisa dicapai

ü  Terukur : Memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya

Tujuan dalam Proses Perencanaan:

ü  Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.

ü  Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi tentang bagaimana tujuan akan dicapai

Proses Perencanaan

Perencanaan menurut  Robbins dan Coulter adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Perencanaan penting karena

ü  Pengarah Organisasi.

ü  Minimalisasi Ketidakpastian.

ü  Minimalisasi inefisiensi atau redundansi sumber daya.

ü  Sebagai Standar untuk Pengawasan Kualitas.

Manfaat Perencanaan:

1.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

2.    Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan.

3.    Pembagian tanggung jawab lebih cepat.

4.    Dapat memberikan perintah dengan tepat.

5.    Memudahkan koordinasi antar bagian organisasi.

6.    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu dan usaha.

Kelemahan Perencanaan:

1.    Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam pelaksanaan nyata.

2.    Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

3.    Membatasi inisiatif dan inovatif.

4.    Cara-cara pelaksanaan perencanaan kadang-kadang tidak konsisten.

Persyaratan Perencanaan:

ü  Faktual dan Realistis.

ü  Logis dan Rasional.

ü  Fleksibel.

ü  Komitmen.

ü  Komprehensif atau menyeluruh.

ü Strategi perencanaan adalah suatu proses dimana manajemen puncak sebuah perusahaan menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.

ü Perencanaan jangka pendek jangka waktu satu tahun atau kurang.

ü Perencanaan jangka panjang jangka waktu 5 tahun atau lebih.

ü Perencanaan jangka menengah jangka waktu satu tahun s/d empat tahun.

ü Tahapan Perencanaan:

·         Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

·         Merumuskan keadaan saat ini.

·         Mengidentifikasikan kemudahan dan hambatan.

·         Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Perencanaan yg baik :

·         Kegunaan (fleksibel, berkesinambungan).

·         Ketepatan dan Obyektivitas (nyata dan akurat).

·         Ruang Lingkup (seberapa luas? Mencakup apa saja, bagaimana hubungan kegiatannya?

·         Efektifitas biaya.

·         Akuntabilitas (tanggung jawab perencanaan dan implementasi).

·         Ketepatan waktu.

Hambatan Perencanaan efektif:

·         Ketidaksediaan dan ketidakmampuan perencana untuk melakukan kegiatan perencanaan.

·         Keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan dampak perubahan yang ditimbulkan.

PROSES PERENCANAAN

Pengambilan keputusan

·         Keputusan.

Membuat pilihan dari dua atau lebih arternatives

·         Proses pengambilan keputusan.

Identifikasi masalah, memilih solusi, dan mengevaluasi keefektifan dari solusi tersebut.

·         Masalah.

Perbedaan antara rencana dan hasil

·         Kriteria keputusan.

Faktor yang relevan dalam suatu keputusan

Masalah dapat diketahui dari :

·         Pengalaman masa lalu

·          Ketidaksesuaian dengan rencana

·          Dari orang lain

·          Prestasi pesaing

Proses pengambilan keputusan :

1.   Identifikasi masalah

·         Untuk mengidentifikasi masalah, manajer harus mengenali dan memahami masalah tersebut.

·         Suatu masalah menjadi masalah ketika seorang manajer menjadi sadar akan hal itu.

·         Ada tekanan untuk memecahkan masalah.

·         Manajer harus memiliki kewenangan, informasi, maupun sumber daya yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah

2.    Identifikasi kriteria keputusan

·      Biaya yang akan dikeluarkan (investasi yang dibutuhkan)

·      Adanya risiko (kemungkinan kegagalan)

3.    Mengalokasikan bobot dari kriteria - kriteria keputusan itu tidak sama pentingnya:

·         Menetapkan bobot untuk setiap item

·         menempatkan item dalam urutan prioritas yang benar pentingnya

4.    Mengembangkan alternatif

5.    Menganalisis alternatif keputusan

6.    Memilih alternatif keputusan

7.    Melakukan alternatif tersebut

8.    Mengevaluasi keefektifan keputusan

Masalah dibagi 2, yaitu :

1.    Masalah terstruktur

2.    Masalah tidak tersruktur

Pengambilan Keputusan yg Efektif

·          Memahami perbedaan budaya.

·          Tahu kapan saatnya untuk berhenti.

·          Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif.

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Tujuan Pengorganisasian:

·         Membagi pekerjaan yg harus dilakukan ke sejumlah departemen

·         Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yg berkaitan dengan masing-masing pekerjaan

·         Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

·         Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen

·         Menetapkan garis wewenang

·         Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi

Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi:

·         Strategi Organisasi

Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan.

·         Skala Organisasi.

Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi.

·         Teknologi

Perbedaan teknologi yg digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

·         Lingkungan

Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)

Ø Pilar Pertama:

Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi Kerja : Upaya untuk menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik.

Ø  Pilar Kedua:

Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization) pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

Ø  Pilar Ketiga:

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

Jenis-jenis Hirarki:

·         Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)

·         Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

Ø Pilar Keempat:

Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi (coordination)menurut Stonet, freeman & Gilbert  adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.